Chuyển sang HostBooking từ Excel, Google Sheet hay phần mềm khác

HostBooking · Cập nhật 06/11/2026

Chuyển sang HostBooking không cần nhập lại từng đơn bằng tay. Bạn tạo cơ sở, loại phòng và phòng từ file Excel mẫu, nhập các đơn sắp tới từ Excel, Google Sheet hoặc Google Calendar, rồi nối lại lịch OTA. Đội HostBooking hỗ trợ miễn phí qua Zalo trong giờ hỗ trợ, kể cả gọi video hướng dẫn nhân viên, và bạn có thể chạy song song hệ thống cũ trong tuần đầu.

Chúng tôi giúp gì khi bạn chuyển sang?

Mọi việc trên không tính phí, ở mọi gói, kể cả gói Miễn phí. Chúng tôi hỗ trợ qua Zalo và điện thoại trong giờ hỗ trợ 8:00–24:00; trong giờ đó phản hồi trong vòng 2 giờ, ngoài giờ thì sáng hôm sau, như ghi ở cam kết dịch vụ. Chúng tôi không nhận đăng nhập vào tài khoản OTA hay ngân hàng của bạn; những bước đó bạn tự bấm, chúng tôi chỉ cách.

Nhập dữ liệu từ Excel: thực tế đi được những gì

Nhập dữ liệu từ file có hai phần, và nên biết trước giới hạn của từng phần:

• Cơ sở, loại phòng và phòng: điền file Excel mẫu ở trang Cơ sở để tạo nhiều cơ sở, loại phòng, phòng cùng lúc, có ở mọi gói.
• Đơn đặt phòng: vào Đặt phòng › Nhập từ file, chọn cơ sở và loại phòng mặc định, tải lên file .xlsx, .csv (tải từ Google Sheet) hoặc .ics (tải từ Google Calendar). Không cần file mẫu: cột được nhận theo tiêu đề tiếng Việt hoặc tiếng Anh (họ tên, SĐT, nhận phòng, trả phòng, loại phòng, tổng tiền, đã cọc, ghi chú); tiền ghi "1,5tr" hay "500k" đều được.
• Xem trước từng dòng: mỗi dòng ghi sẽ nhập hay bỏ qua và vì sao: ngày đã qua, thiếu ngày, SĐT không hợp lệ, không có loại phòng, trùng phòng, hoặc đã nhập rồi.
• Đơn được nhập đi đúng luồng: giữ phòng, được xác nhận, ghi khoản khách đã cọc, như đơn tạo tay. Nhập nhầm file thì Hoàn tác lần nhập này, cả lô bị huỷ cùng lúc.

Chỉ đơn từ hôm nay trở đi được nhập; đơn đã qua bị bỏ qua. Nhập đơn làm theo từng cơ sở. Chưa có trang nhập riêng cho danh sách khách cũ: hồ sơ khách được tạo từ các đơn, nên lịch sử khách trước ngày chuyển vẫn nằm trong file cũ của bạn. Hãy giữ file đó.

Nối lại OTA: iCal và chuyển tiếp email

1. Lịch của bạn sang OTA: mỗi loại phòng (và mỗi phòng) có một link .ics; dán vào mục nhập lịch của Airbnb, Booking.com, Agoda. Link này có ở mọi gói.
2. Lịch OTA về HostBooking: dán link xuất lịch của từng sàn vào đồng bộ OTA; lịch được kéo về mỗi 5 phút (từ gói Cơ bản hoặc add-on). Ngày đã có khách bên sàn thành khoá phòng ngay, kể cả các đơn đặt từ trước khi bạn chuyển.
3. Đơn đủ tên khách và giá: đặt bộ lọc trong Gmail hoặc Outlook để chuyển tiếp email đặt phòng OTA tới địa chỉ riêng của thương hiệu. Email xác nhận cũ của các đơn sắp tới chuyển tiếp bằng tay cũng được, rồi bấm Tạo đơn.
4. Gỡ lịch của hệ thống cũ khỏi các sàn sau khi lịch HostBooking đã chạy, để một ngày không bị khoá bởi hai nguồn. Chi tiết và các lỗi hay gặp: đồng bộ lịch iCal để tránh trùng phòng.

Website đặt phòng và nhận cọc

Mỗi thương hiệu có một website đặt phòng riêng, song ngữ Việt – Anh, chạy ở địa chỉ dạng tenban.staycation.com.vn, và từ gói Cơ bản gắn được tên miền riêng. Khách chuyển cọc bằng mã VietQR có sẵn số tiền và mã đơn, vào thẳng tài khoản của bạn. Nếu đang có website ở nơi khác, bạn có thể giữ nó trong lúc chuyển và đổi nút "Đặt phòng" sang trang mới khi đã sẵn sàng. Xem thêm tạo website homestay.

Tuần đầu tiên, từng ngày

1. Ngày 1: đăng ký, điền file Excel mẫu cơ sở, loại phòng, phòng; đặt giá và chính sách huỷ. Gửi chúng tôi file qua Zalo nếu muốn xem giúp.
2. Ngày 2: nhập các đơn sắp tới từ file của bạn, đối chiếu bản xem trước với sổ cũ, xử lý các dòng bị bỏ qua.
3. Ngày 3: nối lịch OTA hai chiều cho từng loại phòng hoặc từng căn, đặt chuyển tiếp email đặt phòng.
4. Ngày 4: tạo tài khoản và vai trò cho nhân viên; hẹn một buổi gọi video để cả nhóm thử nhận phòng, trả phòng, dọn phòng trên điện thoại.
5. Ngày 5–6: chạy song song: đơn mới ghi ở HostBooking, sổ cũ chỉ để đối chiếu. Mỗi tối so số đơn và số tiền giữa hai bên.
6. Ngày 7: bật website đặt phòng, đổi link đặt phòng trên fanpage, Google Maps; gỡ lịch hệ thống cũ khỏi các sàn và ngừng ghi sổ cũ.

Chuỗi lớn hay khách sạn nhiều tầng có thể cần hai tuần thay vì một. Lịch trên chỉ là gợi ý, không phải cam kết thời hạn.

Nếu muốn thử trước khi chuyển

Trang dùng thử mở một homestay mẫu trong 90 phút, không cần tài khoản. Khi đăng ký, bạn được dùng thử gói đầy đủ 14 ngày, không cần thẻ, hết thời gian thử mà chưa thanh toán thì trang chuyển về gói Miễn phí (tới 50 đơn mỗi tháng), dữ liệu giữ nguyên. Giá các gói ở bảng giá. Muốn hỏi trước khi bắt đầu, gọi hoặc nhắn Zalo theo trang liên hệ; sẵn sàng thì đăng ký rồi nhắn cho chúng tôi để bắt đầu chuyển.