Phần mềm quản lý phòng homestay cần làm được những gì

HostBooking · Cập nhật 06/11/2026 · 8 phút đọc

Phần mềm quản lý phòng homestay phải trả lời được ba câu mỗi ngày: phòng nào trống, phòng nào đang có khách, phòng nào cần dọn. Từ đó nó cần lịch phòng theo ngày và theo giờ, việc buồng phòng tự tạo khi khách trả phòng, chặn phòng, đồng bộ lịch với OTA, quyền riêng cho nhân viên và dùng được trên điện thoại.

Quản lý phòng khác quản lý đặt phòng ở đâu

Quản lý đặt phòng lo chuyện bán: đơn, giá, tiền cọc. Quản lý phòng lo chuyện căn phòng thật: hôm nay ai ở phòng 102, phòng 201 đã dọn chưa, phòng 301 đang hỏng vòi sen nên không được bán. Một homestay vài phòng có thể nhớ hết trong đầu; khi có thêm phòng, thêm người dọn hoặc bán theo giờ, những việc này bắt đầu bị sót. Dưới đây là 9 việc một phần mềm quản lý phòng homestay nên làm được, và cách phần mềm quản lý homestay HostBooking làm từng việc.

1. Lịch phòng: mỗi phòng một hàng, mỗi ngày một cột

Đây là màn hình bạn mở nhiều nhất. Nhìn là biết phòng nào trống đêm nào, đơn nào chưa xếp phòng, đêm nào bị bán quá số phòng. Đổi phòng cho khách phải nhanh, không phải xoá đơn tạo lại.

Trên HostBooking, lịch đặt phòng xếp mỗi phòng một hàng, xem nhiều ngày hoặc một ngày chia theo giờ. Kéo thanh đặt phòng sang phòng hay ngày khác rồi bấm Đổi để xác nhận. Đơn chờ cọc, đơn chưa xếp phòng và đêm bị bán quá đều có màu riêng; lịch 3 tháng xuất được ra Excel.

2. Trạng thái phòng: trống, đang ở, cần dọn

Mỗi phòng có hai loại trạng thái cùng lúc: trạng thái khách (trống, đang có khách, trả phòng hôm nay, khách sắp đến) và trạng thái buồng phòng (sạch, chưa dọn, bảo trì). Lễ tân cần thấy cả hai trên một màn hình mỗi sáng.

Đó là sơ đồ phòng hôm nay của HostBooking: mỗi phòng một thẻ theo tầng, ghi ai đang ở đến ngày nào, khách đến lúc mấy giờ, phòng sạch hay chưa dọn và đơn còn phải thu bao nhiêu. Bấm Nhận phòng, Trả phòng ngay trên thẻ; lọc nhanh phòng trống, phòng chưa sạch, phòng bảo trì.

3. Việc dọn phòng tự tạo khi khách trả phòng

Nếu khách trả phòng mà người dọn phải chờ ai đó nhắn Zalo mới biết, phòng sẽ dọn trễ. Phần mềm nên tự tạo việc dọn ngay khi trả phòng, có danh sách kiểm và bước kiểm tra trước khi báo phòng sạch.

Ở buồng phòng của HostBooking, mỗi lần trả phòng tạo một việc Dọn phòng kèm danh sách đồ dùng của hạng phòng. Nhân viên đánh dấu từng mục và chụp tới 6 ảnh cho mỗi việc trên điện thoại. Bạn chọn loại việc nào phải qua bước Chờ kiểm tra; phòng chỉ về Sạch khi đạt. Việc định kỳ (tưới cây, kiểm bình chữa cháy) tự tạo đúng ngày. Checklist mẫu có trong bài quy trình dọn phòng homestay.

4. Bán theo giờ và theo đêm trên cùng một phòng

Nhiều homestay ban ngày bán theo giờ, tối bán qua đêm. Phần mềm phải giữ được khoảng dọn giữa hai lượt khách, nếu không lượt sau sẽ đến lúc phòng chưa xong.

Với thuê theo giờ, mỗi cơ sở bật theo giờ, qua đêm, hoặc nguyên ngày và dài ngày. Bạn đặt giá khung đầu, giá mỗi giờ sau và số phút dọn phòng được giữ sau mỗi đơn. Xem thêm vận hành homestay theo giờ.

5. Nhiều cơ sở trên một tài khoản

Khi có căn thứ hai, bạn cần xem từng cơ sở riêng nhưng vẫn quản lý chung một chỗ. Trên HostBooking, mỗi cơ sở có phòng, giá và lịch riêng; lịch và sơ đồ phòng chọn theo cơ sở, việc buồng phòng lọc theo cơ sở và giao cho nhân viên phụ trách cơ sở đó. Trong một cơ sở lớn, bạn còn chia phòng theo khu như "Khu A", "Nhà vườn". Giới hạn từng gói xem ở bảng giá.

6. Chặn phòng và lịch bảo trì

Phòng đang sửa, phòng để người nhà ở, phòng giữ cho khách quen: những đêm đó không được bán ở bất kỳ kênh nào. Trên lịch của HostBooking, bạn chặn một phòng hoặc cả hạng phòng trong một khoảng ngày hay khoảng giờ. Lịch bảo trì khoá đúng phòng cần sửa và hiện màu riêng để cả nhóm cùng biết.

7. Đồng bộ lịch với OTA qua iCal

Nếu bạn bán cả trên Airbnb, Booking.com, Agoda, mỗi đơn bên đó phải khoá phòng bên này và ngược lại. Đồng bộ OTA của HostBooking cho mỗi hạng phòng (và từng phòng) một link lịch .ics để dán sang OTA, và kéo lịch OTA về mỗi 5 phút. Khi hai bên trùng nhau, chuông báo ngay và chỉ rõ đơn nào trùng, kèm phòng trống để chuyển khách. Kéo lịch OTA về có từ gói Cơ bản hoặc mua thêm add-on. Cách nối và giới hạn của iCal: đồng bộ lịch iCal không trùng phòng.

8. Quyền riêng cho từng nhân viên

Người dọn phòng không cần thấy doanh thu; lễ tân không cần sửa giá. Vai trò và quyền trên HostBooking tạo từ mẫu Lễ tân, Buồng phòng, Kế toán rồi bật tắt từng quyền. Số tiền còn thu trên thẻ phòng chỉ hiện với người có quyền xem thanh toán. Có xác minh hai lớp, bắt buộc được cho cả thương hiệu.

9. Dùng được trên điện thoại

Người dọn phòng và chủ nhà ít khi ngồi máy tính. HostBooking chạy trên trình duyệt điện thoại, và có ứng dụng Android cho chủ nhà và nhân viên: lịch phòng, đơn đặt, nhận và trả phòng, dọn phòng, báo đơn mới. Trên iPhone, thêm trang quản lý vào màn hình chính để mở như một ứng dụng. Thông báo đẩy báo đơn mới, khách đến trễ, quá giờ trả phòng và phòng chưa sạch khi khách sắp đến.

Excel, sổ tay hay phần mềm?

Sổ tay và Excel đủ dùng khi bạn có vài phòng, một người nhận đơn và chỉ bán theo đêm. Dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm có trong bài quản lý homestay bằng Excel hay phần mềm.

Bắt đầu thế nào

1. Tạo cơ sở, hạng phòng và từng phòng (đặt số phòng, tầng, khu). Nhiều cơ sở thì nhập bằng file Excel mẫu.
2. Nhập các đơn sắp tới bằng tay hoặc qua nhập dữ liệu, để lịch phản ánh đúng phòng đã có khách.
3. Nối lịch OTA nếu bạn bán trên Airbnb, Booking.com, Agoda.
4. Thêm nhân viên với vai trò phù hợp, bật thông báo trên điện thoại của từng người.

Gói Miễn phí đủ để thử với homestay thật; xem bảng giá để biết giới hạn từng gói.