Chuyển tiếp email đặt phòng từ OTA để đơn tự vào phần mềm

HostBooking · Cập nhật 28/10/2026 · 8 phút đọc

Mỗi lần khách đặt qua Booking.com, Agoda, Airbnb, Traveloka, Trip.com hay Expedia, OTA gửi email xác nhận cho bạn. Đặt một bộ lọc trong Gmail hoặc Outlook để chuyển các email đó tới địa chỉ riêng của homestay trên HostBooking: email chắc chắn do OTA gửi thành đơn có tên khách, giá và mã OTA; email chưa chắc chờ bạn duyệt.

Email bổ sung cho iCal

Nên dùng cả hai. Lịch iCal giữ phòng ngay cả khi email đến muộn hay lạc; email biến ngày bị khoá thành một đơn đầy đủ. Khi đơn từ email được tạo, nó thay chỗ khoá iCal của cùng đợt khách chứ không khoá thêm lần nữa. Để việc này đúng, chọn Kênh (Booking.com, Agoda…) cho mỗi lịch đã nối; HostBooking thường tự đoán từ link, bạn sửa được.

Lấy địa chỉ chuyển tiếp

1. Trong trang quản lý, mở Lịch, bấm Đồng bộ OTA (iCal), tới mục Email đặt phòng từ OTA.
2. Bấm Tạo địa chỉ. Địa chỉ gồm một mã riêng 20 ký tự, đuôi @dat-phong.staycation.com.vn.
3. Mỗi thương hiệu một địa chỉ. Bấm Đổi địa chỉ thì địa chỉ cũ ngừng nhận ngay, nhớ sửa lại bộ lọc.

Đặt bộ lọc trong Gmail

1. Mở Gmail trên máy tính, bằng tài khoản nhận email của OTA. Bánh răng → Xem tất cả chế độ cài đặt → thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP → Thêm địa chỉ chuyển tiếp.
2. Dán địa chỉ của bạn, bấm Tiếp theo rồi Tiếp tục. Gmail gửi mã xác nhận tới địa chỉ đó; sau vài giây, mã và link xác nhận hiện ở đầu mục Email đặt phòng từ OTA trên HostBooking. Bấm link rồi Xác nhận.
3. Trong thẻ Chuyển tiếp, giữ Tắt tính năng chuyển tiếp: không chuyển cả hộp thư, chỉ chuyển email OTA bằng bộ lọc ở bước sau.
4. Thẻ Bộ lọc và địa chỉ bị chặn → Tạo bộ lọc mới. Ô Từ: dán danh sách tên miền OTA mà HostBooking cho sẵn (có nút sao chép và link mở bộ lọc đã điền sẵn).
5. Bấm Tạo bộ lọc, tick Chuyển tiếp đến, chọn địa chỉ ở bước 2, bấm Tạo bộ lọc. Google có thể hỏi xác minh danh tính.

Bộ lọc chỉ chuyển email đến sau khi tạo. Nếu đang đăng nhập nhiều tài khoản Google, đổi sang tài khoản nhận email OTA trước khi làm.

Đặt quy tắc trong Outlook

1. Mở Outlook trên web → Cài đặt → Thư → Quy tắc → Thêm quy tắc mới.
2. Điều kiện theo người gửi (Từ): dán danh sách tên miền OTA mà HostBooking cho sẵn.
3. Hành động: chọn Chuyển hướng tới (Redirect) nếu có, dán địa chỉ của bạn, rồi Lưu.

Chuyển hướng gửi đi email gốc nguyên vẹn. Kiểu chuyển tiếp thường có thể gói email lại thành email của bạn, làm mất chữ ký của OTA, và khi đó email chỉ vào hàng chờ duyệt.

Email công ty (Google Workspace, Microsoft 365) có thể bị quản trị viên tắt chuyển tiếp ra ngoài. Nếu bộ lọc không cho chọn địa chỉ, hãy hỏi người quản trị email.

Khi email tới

• Đặt mới, chắc chắn: email mang chữ ký DKIM hợp lệ của chính OTA, đọc được mã đặt phòng, ngày nhận và trả phòng, và biết là hạng phòng nào. Đơn được tạo và xác nhận với tên khách, số khách, số điện thoại nếu email có, giá theo OTA và hoa hồng. Phòng được kiểm tra và giữ như đơn tạo tại quầy.
• Huỷ hoặc đổi ngày: nhận ra từ tiêu đề email, áp vào đơn đã có cùng mã OTA.
• Chưa chắc: thiếu chữ ký, chuyển tiếp bằng tay, chưa biết hạng phòng, hết phòng, vướng quy định lưu trú, ngày nhận phòng đã qua… Email vào mục Cần bạn xem, và chuông thông báo báo cho người quản lý.
• Trùng: cùng một email hai lần, hay đã có đơn cùng mã OTA, thì không tạo thêm.
• Không phải đơn đặt phòng: email quảng cáo hay tin nhắn thường được bỏ qua.

Duyệt một email

Thẻ duyệt hiện những gì đọc được: mã OTA, ngày nhận và trả phòng, tên khách, số điện thoại, người lớn, trẻ em, tổng tiền theo OTA và hạng phòng. Sửa chỗ sai, rồi bấm Tạo đơn hoặc Bỏ qua. Để trống tổng tiền thì đơn dùng giá của bạn.

Hạng phòng được chọn sẵn theo thứ tự: hạng bạn đã ghép với tên phòng OTA ghi ở lần trước; hạng duy nhất nếu bạn chỉ có một hạng; hoặc hạng có tên trùng đúng tên OTA ghi. Tick Nhớ cho lần sau để những email sau cùng tên phòng tự vào.

Thẻ ghi "Không xác minh được email này do OTA gửi" thì chỉ tạo đơn khi bạn đã thấy đơn có thật trên trang OTA.

An toàn và lưu trữ

• Đơn chỉ tự vào khi chữ ký DKIM của tên miền OTA xác minh được và phủ cả tiêu đề lẫn toàn bộ nội dung. Bộ lọc chuyển tiếp tự động giữ được chữ ký này.
• Bấm "Chuyển tiếp" bằng tay làm mất chữ ký: email vẫn đọc được nhưng chỉ vào hàng chờ duyệt.
• Ai biết địa chỉ của bạn cũng chỉ gửi được email vào hàng chờ, không tự tạo được đơn. Email gửi tới địa chỉ không tồn tại bị bỏ qua, không trả lời.
• Email gốc được mã hoá và xoá sau 30 ngày; thông tin đã đọc và đơn vẫn giữ.

Gói cước

Nhận email đặt phòng nằm trong Đồng bộ OTA cùng với kéo lịch iCal: có từ gói Cơ bản, hoặc mua thêm phần Đồng bộ OTA trên gói Free (xem bảng giá). Khi gói không có phần này, email OTA vẫn đến hộp thư của bạn như thường, chỉ không thành đơn.