Phần mềm quản lý chuỗi căn hộ dịch vụ ở nhiều toà nhà

HostBooking · Cập nhật 06/11/2026

Một chuỗi căn hộ dịch vụ cần biết từng căn ở từng toà nhà đang trống hay có khách, khách đến từ kênh nào, căn nào đã dọn và mỗi toà nhà lãi bao nhiêu. HostBooking cho mỗi toà nhà là một cơ sở, mỗi căn là một phòng có lịch riêng, nối lịch OTA theo từng căn, tạo việc dọn khi khách trả phòng và tách chi phí, lãi lỗ theo cơ sở.

Chuỗi căn hộ khác một homestay ở chỗ nào?

Một homestay có vài phòng dưới một mái nhà, chủ nhìn là biết. Một chuỗi 15–50 căn hộ nằm rải ở ba bốn toà nhà, mỗi căn thường đăng thành một tin riêng trên Airbnb, Booking.com hay Agoda, khách tự nhận phòng bằng mã cửa, người dọn chạy giữa các toà, có căn cho thuê theo đêm, có căn cho khách công tác ở cả tháng. Rủi ro lớn nhất không nằm ở một căn mà ở chỗ thông tin vênh nhau: lịch trên sàn chưa khoá, mã cửa chưa đổi, căn chưa dọn mà khách đã tới.

Cách dựng chuỗi căn hộ trên HostBooking

• Mỗi toà nhà là một cơ sở, có địa chỉ, bản đồ, giờ nhận và trả phòng, hướng dẫn nhận phòng riêng.
• Mỗi căn là một phòng, gom vào hạng phòng theo kiểu căn (studio, 1 phòng ngủ, 2 phòng ngủ), mỗi hạng có giá và số căn còn trống riêng.
• Toà lớn chia khu (ví dụ "Tầng 5–10", "Block B") để lọc lịch và sơ đồ phòng theo khu.
• Mọi gói đều không giới hạn số cơ sở và số phòng; tạo nhiều cơ sở, hạng phòng và phòng cùng lúc bằng file Excel mẫu.

Lịch theo từng căn, ngày, giờ và dài ngày

Lịch đặt phòng của mỗi toà nhà cho mỗi căn một hàng; kéo thả để đổi căn hay đổi ngày, và hai đơn không thể chồng lên một căn. Căn cho thuê dài ngày xem được theo cả tháng trên một màn hình. Một cơ sở có thể bán theo đêm, theo ngày và theo giờ trên cùng lịch. Khách ở lâu được giảm theo số đêm bằng ưu đãi ở dài ngày trong mã giảm giá và ưu đãi, đặt số đêm tối thiểu và chọn áp cho toà nhà hay hạng căn nào.

HostBooking tính giá theo đêm (hoặc theo giờ) cộng ưu đãi ở dài; chưa có hợp đồng thuê tháng, hoá đơn tiền thuê hằng tháng hay tính điện nước theo chỉ số công tơ. Nếu phần lớn căn của bạn cho thuê dài hạn 6–12 tháng, phần mềm quản lý nhà trọ, căn hộ dài hạn sẽ hợp hơn.

Đồng bộ OTA theo từng căn

Đồng bộ OTA (từ gói Cơ bản) cho mỗi căn một link xuất lịch và một ô nhập lịch riêng, nên khi bạn đăng từng căn thành một tin trên Airbnb, khách đặt căn nào thì chỉ khoá đúng căn đó. Lịch các sàn được kéo về mỗi 5 phút; có đêm trùng thì người quản lý được báo ngay và chuyển khách sang căn trống một chạm. iCal chỉ mang ngày, nên để có đơn đủ tên khách, giá và mã đặt chỗ, hãy chuyển tiếp email đặt phòng OTA tới địa chỉ riêng của thương hiệu. Cách nối lịch từng bước có trong đồng bộ lịch iCal để tránh trùng phòng.

Dọn phòng giữa hai lượt khách

Khách trả phòng là việc dọn được tạo cho đúng căn đó. Người dọn nhận việc trên điện thoại, tick danh sách kiểm, chụp ảnh, ghi đồ dùng thiếu; người kiểm tra bấm đạt thì căn mới về Sạch, và lễ tân hay quản lý được báo nếu căn chưa sạch mà khách sắp tới. Việc định kỳ như vệ sinh máy lạnh, kiểm bình chữa cháy được tạo đúng ngày. Xem buồng phòng và quy trình dọn phòng.

Khách tự check-in và mã cửa theo đơn

Căn hộ dịch vụ thường không có lễ tân. Với khách tự check-in (từ gói Cơ bản), khách khai thông tin từng người ở, chụp giấy tờ và ký nội quy trên điện thoại trước khi đến; bạn duyệt một lần là có danh sách lưu trú. Nối khoá cửa thông minh TTLock thì mỗi lượt khách có mã 6 số riêng, chỉ mở trong thời gian ở, tự xoá khi trả phòng, huỷ hay đổi căn (từ gói Chuyên nghiệp, gói thấp hơn mua thêm theo từng khoá). Xem thêm khoá cửa mã số cho homestay tự check-in.

Nhân viên theo toà nhà

Mỗi nhân viên được giao một hay vài cơ sở và chỉ thấy đơn, lịch, việc của những toà đó. Phân quyền theo vai trò: người dọn không thấy số điện thoại khách, người quản lý toà không thấy lãi lỗ cả chuỗi nếu bạn không cho; tài khoản quản lý có xác minh hai lớp. Mọi thao tác quan trọng được ghi nhật ký.

Chi phí, lãi lỗ và báo cáo theo toà nhà, theo căn

Chi phí và lãi lỗ: mỗi khoản chi gắn với một cơ sở, một căn hay một đơn; tiền thuê căn, phí quản lý toà nhà, internet ghi một lần là tự lặp hằng tháng. Lãi lỗ xem được riêng từng toà (khoản chi chung không tính vào) hoặc gộp cả chuỗi. Báo cáo doanh thu có công suất, ADR, RevPAR theo cơ sở, lọc theo từng căn và từng kênh, kèm hoa hồng OTA và doanh thu thực nhận, xuất CSV.

Nếu bạn quản lý căn hộ cho chủ khác: HostBooking chưa có mẫu báo cáo riêng gửi chủ căn hộ. Cách làm hiện nay là lọc báo cáo theo căn của chủ đó rồi xuất CSV, cùng với chi phí gắn vào căn; và gửi chủ một link lịch chỉ xem (chọn căn nào hiện, có hiện tên khách hay không, có ngày hết hạn, thu hồi được).

Cọc VietQR và khai báo lưu trú

Khách đặt thẳng trên website đặt phòng của chuỗi chuyển cọc bằng mã VietQR có sẵn số tiền và mã đơn; tiền vào thẳng tài khoản của bạn, nối SePay thì đơn tự xác nhận khi tiền về. Thông tin khách từ bản tự check-in hoặc từ quét CCCD gắn chip được xuất thành file khai báo lưu trú theo mẫu của cổng thông báo lưu trú; việc gửi cho công an bạn vẫn tự làm. Căn hộ chung cư có thêm các yêu cầu riêng, xem cho thuê căn hộ Airbnb 2026.

Google Sheet hay phần mềm cho chuỗi 20 căn?

Google Sheet vẫn chạy được khi bạn có vài căn và tự làm. Với 20 căn, mỗi tháng thường đã quá 50 đơn và có vài người cùng làm, nên phần tốn thời gian nhất là đối chiếu: sheet với sàn, sàn với nhóm Zalo. Đọc thêm quản lý bằng Excel hay phần mềm.

Giá và cách bắt đầu

• Gói Miễn phí trọn đời: không giới hạn cơ sở và căn, tới 50 đơn mỗi tháng. Hợp để dựng toàn bộ chuỗi và cho nhân viên làm quen.
• Gói trả phí theo tháng hoặc năm, tính cho cả thương hiệu, không tính theo căn: từ gói Cơ bản không giới hạn đơn, có đồng bộ OTA và khách tự check-in. Xem bảng giá.
• Không thu phần trăm trên đơn, tiền khách chuyển vào thẳng tài khoản của bạn.
• Dùng thử gói đầy đủ 14 ngày khi đăng ký, không cần thẻ.
• Đang dùng Excel hay phần mềm khác: xem chuyển sang HostBooking để biết chúng tôi giúp được gì khi chuyển.