Khoá cửa mã số cho homestay tự check-in

HostBooking · Cập nhật 28/10/2026 · 7 phút đọc

Homestay tự check-in cần hai thứ: một khoá nhận mã từ xa và một bước thủ tục online trước khi khách đến. Khoá có bàn phím kèm gateway cho phép đặt mã riêng cho từng lượt khách, chỉ mở trong thời gian ở. Khách khai lưu trú, chụp giấy tờ, ký nội quy trên điện thoại; bạn duyệt một lần rồi khách mới thấy mã cửa.

Các loại khoá thường gặp

• Khoá mã số (bàn phím): khách bấm mã để mở. Không phải giao gì, đổi mã không tốn đồng nào. Hợp nhất với tự check-in.
• Khoá thẻ từ: quen thuộc ở khách sạn, nhưng phải có người phát thẻ, hoặc một hộp đựng thẻ mà chính hộp đó lại cần mã.
• Khoá mở bằng ứng dụng: khách cài ứng dụng của hãng khoá và nhận quyền mở. Thêm một bước khách phải làm, và khách nước ngoài không phải ai cũng sẵn lòng.

Nhiều mẫu khoá kết hợp vài cách mở (mã, thẻ, vân tay, ứng dụng, chìa cơ). Với tự check-in, cách mở chính cho khách nên là mã số, các cách còn lại để dành cho bạn và nhân viên.

Vì sao cần gateway

Phần lớn khoá thông minh cho nhà ở nói chuyện bằng Bluetooth: muốn thêm hay xoá mã, phải có điện thoại đứng gần cửa. Gateway là một thiết bị nhỏ cắm điện, bắt Wi‑Fi, đặt gần khoá, làm cầu nối giữa khoá và internet. Có gateway thì bạn tạo và xoá mã từ bất cứ đâu, và phần mềm quản lý tự làm được việc đó theo đơn. Không có gateway, mọi thay đổi mã đều cần ai đó tới tận cửa.

Gateway cần Wi‑Fi ổn định và đặt trong tầm Bluetooth của khoá; xem khoảng cách và số khoá mỗi gateway trong hướng dẫn của hãng. Kiểm tra sóng ở đúng chỗ lắp trước khi khoan cửa.

Mã riêng từng lượt khách hay một mã cố định

Một mã cố định cho mọi khách thì tiện lúc đầu nhưng rò rỉ dần: khách cũ vẫn nhớ, mã bị chia sẻ trong nhóm chat, ảnh chụp tin nhắn còn đó. Muốn an toàn bạn phải đổi mã thường xuyên và báo lại cho mọi khách sắp đến.

Mã riêng từng lượt khách chỉ mở được trong khoảng thời gian ở, hết hạn là vô hiệu. Khách cũ không vào lại được, và nếu có chuyện, bạn biết mã nào thuộc lượt khách nào. Điều kiện là mã phải được tạo và xoá đúng lúc, kể cả khi khách đổi ngày hay huỷ đơn. Làm tay thì dễ sót, nên đây là việc nên để phần mềm làm.

Pin, chìa dự phòng và lúc mất điện

• Khoá điện tử thường chạy pin. Ghi lại ngày thay pin, thay sớm khi khoá báo pin yếu, đừng đợi đến hết.
• Giữ cách mở dự phòng: chìa cơ hoặc nguồn khẩn cấp nếu mẫu khoá của bạn có. Cất chìa ở chỗ chỉ bạn hoặc người tin cậy lấy được.
• Gateway mất điện hay mất Wi‑Fi thì mã mới không xuống được khoá, nhưng mã đã nằm trên khoá vẫn dùng được. Tạo mã sớm trước ngày khách đến để có thời gian xử lý nếu gateway trục trặc.
• Luôn có một số điện thoại khách gọi được khi không vào được cửa, và ghi số đó trong hướng dẫn nhận phòng.

Thủ tục online trước khi khách đến

Tự check-in không có nghĩa là bỏ thủ tục. Homestay vẫn phải thông báo lưu trú cho từng khách ở qua đêm (xem khai báo lưu trú cho homestay) và nên có khách xác nhận nội quy. Làm online trước khi khách đến thì cả hai việc xong trước khi khách chạm vào cửa:

1. Khách khai từng người ở: họ tên, ngày sinh, giấy tờ, quốc tịch.
2. Khách chụp CCCD hoặc hộ chiếu.
3. Khách đọc và xác nhận nội quy.
4. Bạn hoặc lễ tân xem lại và duyệt một lần.
5. Sau khi duyệt, đến ngày nhận phòng khách mới thấy mã cửa, Wi‑Fi và các bước vào nhà.

Thứ tự này quan trọng: mã cửa chỉ đến tay người đã khai báo và đã được duyệt, không gửi sớm hàng tuần trong tin nhắn.

Làm trên HostBooking

Khoá cửa thông minh của HostBooking dùng khoá TTLock có bàn phím và gateway:

• Bạn đăng nhập tài khoản TTLock một lần và gắn từng khoá vào phòng.
• Với đơn đã gán phòng có khoá, hệ thống tự tạo một mã 6 số trong vòng hai ngày trước khi khách đến. Mã mở được từ 2 tiếng trước giờ nhận phòng đến 1 tiếng sau giờ trả phòng.
• Huỷ đơn, đổi ngày, đổi phòng hay trả phòng thì mã cũ được xoá khỏi khoá trong vài phút. Nếu chưa xoá được vì khoá không phản hồi, hệ thống giữ lại và thử lại sau.
• Mã chỉ hiện trên trang tự check-in của đúng khách, cho đúng phòng của đơn, từ ngày nhận phòng và sau khi bản khai được duyệt. Nhân viên có quyền nhận phòng thấy các mã đang dùng để hỗ trợ khách.

Khách tự check-in lo phần thủ tục: khách khai từng người ở, chụp giấy tờ, xác nhận nội quy (lưu thời điểm và bản nội quy khách đã đồng ý). Quầy duyệt một lần là bản khai thành danh sách lưu trú của đơn; sai thì trả lại kèm lý do. Ảnh giấy tờ được mã hoá khi lưu và tự xoá 30 ngày sau khi trả phòng. Bạn có thể tắt bước duyệt nếu muốn.

Khách tự check-in có từ gói Cơ bản; gói Free mua thêm add-on. Khoá cửa thông minh có trên gói Chuyên nghiệp trở lên; gói thấp hơn mua add-on tính theo từng khoá. Mã cửa chỉ gửi cho khách qua trang tự check-in, nên cần bật cả hai.