Homestay booking and deposit agreement template

THOẢ THUẬN ĐẶT PHÒNG VÀ ĐẶT CỌC

1. 1. Các bên
Bên cho thuê (bên nhận đặt cọc): [Host (full name)], CCCD/hộ chiếu số [Host ID number], điện thoại [Host phone], đại diện cơ sở lưu trú [Property name], địa chỉ [Property address].
Bên thuê (bên đặt cọc): [Guest (full name)], CCCD/hộ chiếu số [Guest ID/passport], điện thoại [Guest phone].

2. 2. Thông tin lưu trú
Phòng/căn: [Room]. Số khách: [Guests].
Nhận phòng: [Check-in date]. Trả phòng: [Check-out date].
Số khách lưu trú thực tế không vượt quá số khách đã thoả thuận, trừ khi bên cho thuê đồng ý.

3. 3. Giá và thanh toán
Giá phòng: [Price per night]. Tổng tiền lưu trú: [Total].
Tiền đặt cọc: [Deposit], chuyển trước [Deposit due by] vào tài khoản: [Bank account for the deposit]. Thoả thuận có hiệu lực khi bên cho thuê nhận đủ tiền cọc.
Tiền cọc được trừ vào tổng tiền lưu trú; phần còn lại thanh toán khi nhận phòng. Quá hạn chưa nhận được cọc, bên cho thuê được mở phòng cho khách khác.

4. 4. Huỷ phòng và hoàn cọc
Bên thuê huỷ từ 7 ngày trở lên trước ngày nhận phòng: được hoàn 100% tiền cọc.
Bên thuê huỷ muộn hơn thời hạn trên, hoặc không đến nhận phòng: tiền cọc thuộc về bên cho thuê.
Bên cho thuê huỷ hoặc không giao phòng như đã thoả thuận: trả lại toàn bộ tiền cọc và một khoản tiền tương đương tiền cọc, theo khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, trừ khi hai bên thoả thuận khác bằng văn bản.
Tiền hoàn trả được chuyển vào tài khoản bên thuê đã dùng để đặt cọc trong vòng 7 ngày kể từ ngày huỷ.

5. 5. Trách nhiệm của bên thuê
Xuất trình CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân hợp lệ của tất cả khách khi nhận phòng để bên cho thuê thông báo lưu trú với cơ quan công an theo quy định.
Tuân thủ nội quy của cơ sở lưu trú và quy định của pháp luật trong thời gian lưu trú.
Giữ gìn tài sản; bồi thường hư hỏng, mất mát do bên thuê hoặc khách đi cùng gây ra theo giá trị thực tế.

6. 6. Sự kiện bất khả kháng
Khi thiên tai, dịch bệnh, quyết định của cơ quan nhà nước hoặc sự kiện khách quan khác không thể lường trước và không thể khắc phục khiến việc lưu trú không thực hiện được, không bên nào bị phạt cọc. Hai bên thoả thuận dời ngày lưu trú hoặc bên cho thuê hoàn lại toàn bộ tiền cọc.

7. 7. Ký xác nhận
Thoả thuận lập tại [Signed at], ngày [Date signed], thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Hai bên cũng có thể xác nhận toàn bộ nội dung này bằng tin nhắn điện tử.
BÊN CHO THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên)


[Host (full name)]
BÊN THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên)


[Guest (full name)]

Đây là mẫu tham khảo, không thay cho tư vấn pháp lý. Hãy điều chỉnh cho phù hợp với cơ sở của bạn; với giá trị lớn hoặc trường hợp đặc biệt, nên hỏi ý kiến luật sư.

— — —

BOOKING AND DEPOSIT AGREEMENT

1. 1. The parties
Host (deposit receiver): [Host (full name)], ID/passport no. [Host ID number], phone [Host phone], on behalf of [Property name], [Property address].
Guest (depositor): [Guest (full name)], ID/passport no. [Guest ID/passport], phone [Guest phone].

2. 2. The stay
Room/unit: [Room]. Number of guests: [Guests].
Check-in: [Check-in date]. Check-out: [Check-out date].
The number of guests staying may not exceed the number agreed unless the host consents.

3. 3. Price and payment
Room rate: [Price per night]. Total for the stay: [Total].
Deposit: [Deposit], payable by [Deposit due by] to: [Bank account for the deposit]. This agreement takes effect once the host has received the full deposit.
The deposit is deducted from the total; the balance is paid at check-in. If the deposit is not received by the deadline, the host may release the room to other guests.

4. 4. Cancellation and refunds
If the guest cancels 7 or more days before check-in, 100% of the deposit is refunded.
If the guest cancels later than that, or does not arrive, the deposit is kept by the host.
If the host cancels or fails to provide the room as agreed, the host returns the full deposit plus an amount equal to the deposit, as provided by Article 328(2) of the Vietnamese Civil Code 2015, unless both parties agree otherwise in writing.
Refunds are paid to the account the deposit came from within 7 days of the cancellation.

5. 5. Guest obligations
Show a valid ID card or passport for every guest at check-in, so the host can register the stay with the police as the law requires.
Follow the house rules of the property and Vietnamese law during the stay.
Take care of the property and pay the actual value of any damage or loss caused by the guest or their companions.

6. 6. Force majeure
If a natural disaster, epidemic, government order or other objective event that could not be foreseen or overcome makes the stay impossible, neither party forfeits or pays a penalty on the deposit. The parties agree new dates, or the host refunds the full deposit.

7. 7. Signatures
Made at [Signed at] on [Date signed] in two copies, one for each party. The parties may also confirm these terms by electronic message.
HOST
(Signature and full name)


[Host (full name)]
GUEST
(Signature and full name)


[Guest (full name)]

This is a sample for reference only and is not legal advice. Adapt it to your property; for large amounts or unusual cases, consult a lawyer.